Mengelola karyawan memang tidak pernah mudah. Mulai dari pelacakan kehadiran hingga penggajian dan cuti, tim HR seringkali terbebani dengan dokumen dan pekerjaan manual. Di sinilah peran Software NGS (HRMS). Software ini bagaikan alat bantu serbaguna yang membuat tugas HR lebih cepat, lebih mudah, dan lebih terorganisir.
Namun, inilah kendalanya! Banyak perusahaan akhirnya memilih software yang salah karena terburu-buru mengambil keputusan atau melewatkan detail kecil namun penting. Hasilnya? Uang terbuang sia-sia, karyawan frustrasi, dan tidak ada manfaat nyata.
Untuk menghindari masalah tersebut, mari kita lihat lima kesalahan paling umum yang dilakukan orang saat memilih Software dan cara menghindarinya.
1. Mengabaikan Kebutuhan Bisnis
Salah satu kesalahan terbesar adalah membeli software tanpa terlebih dahulu memahami kebutuhan perusahaan Anda. Setiap bisnis berbeda, apa yang berhasil untuk perusahaan IT dengan 500 karyawan mungkin tidak berhasil untuk perusahaan rintisan dengan 50 karyawan.
Misalnya, perusahaan kecil mungkin hanya membutuhkan fitur-fitur dasar seperti pelacakan kehadiran dan cuti. Namun, perusahaan yang lebih besar mungkin membutuhkan sistem penggajian yang canggih, manajemen kepatuhan, atau bahkan manajemen performa. Jika Anda tidak memetakan apa yang benar-benar Anda butuhkan, Anda bisa berakhir dengan alat yang terlalu sederhana atau terlalu rumit.
Cara menghindarinya: Duduklah bersama tim HR Anda, buat daftar tantangan yang mereka hadapi, dan tuliskan fitur-fitur yang wajib Anda miliki. Setelah Anda memahaminya dengan jelas, akan jauh lebih mudah untuk memfilter software yang tepat.
2. Hanya Melihat Harga
Kesalahan umum lainnya adalah membuat keputusan hanya berdasarkan biaya. Beberapa perusahaan memilih opsi termurah untuk menghemat uang, sementara yang lain berasumsi bahwa opsi termahal pasti yang terbaik. Keduanya bisa menjadi bumerang.
Bayangkan seperti ini, membeli software seperti membeli kendaraan. Jika yang Anda butuhkan hanyalah skuter untuk pergi bekerja, mengapa membeli mobil mewah? Di sisi lain, jika Anda membutuhkan truk untuk mengangkut barang berat, skuter juga tidak akan membantu. Hal yang sama berlaku untuk software, harga tidak menentukan apakah itu tepat untuk Anda.
Cara menghindarinya: Daripada hanya berfokus pada anggaran, bandingkan nilai uangnya. Perhatikan fitur apa saja yang Anda dapatkan dengan harga tersebut dan apakah fitur-fitur tersebut benar-benar akan menyelesaikan masalah Anda.
3. Tidak Memeriksa Kemudahan Penggunaan
Bahkan software yang tampak terbaik pun bisa gagal jika terlalu rumit untuk digunakan. Jika staf dan karyawan HR Anda merasa bingung, mereka akan menghindari penggunaannya atau lebih buruk lagi, membuat kesalahan saat menggunakannya.
Bayangkan pencatatan kehadiran yang membutuhkan 10 klik padahal bisa dilakukan dalam 2 klik. Atau penggajian yang membutuhkan terlalu banyak langkah manual. Permasalahan semacam ini menyebabkan frustrasi dan pemborosan waktu.
Cara menghindarinya: Selalu minta demo sebelum menyelesaikan proses. Lebih baik lagi, libatkan tim HR, manajer, dan bahkan beberapa karyawan Anda untuk mengujinya. Jika mereka merasa mudah dan cepat digunakan, itu pertanda baik.
4. Mengabaikan Integrasi dengan Software Lain
Masalah besar yang terlambat disadari oleh banyak perusahaan adalah software mereka tidak terhubung dengan software lain yang mereka gunakan seperti penggajian, akuntansi, atau perangkat kehadiran.
Ini berarti staf HR harus memasukkan data yang sama ke beberapa sistem, yang membuang-buang waktu dan meningkatkan risiko kesalahan. Misalnya, jika software tidak sinkron dengan penggajian, hal ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian gaji atau keterlambatan pembayaran, sesuatu yang tidak disukai karyawan.
Cara menghindarinya: Periksa apakah software Anda dapat dengan mudah diintegrasikan dengan perangkat yang sudah ada. Semakin “terhubung”, semakin lancar proses HR Anda.
5. Melupakan Pertumbuhan di Masa Depan
Banyak perusahaan hanya memikirkan skala dan kebutuhan bisnis mereka saat ini ketika membeli software. Namun, apa yang terjadi seiring pertumbuhan Anda? Sistem yang berfungsi dengan baik untuk 30 karyawan mungkin mulai rusak ketika mencapai 150 karyawan.
Misalnya, perangkat dengan kapasitas pengguna terbatas dapat memaksa Anda untuk membeli software lain di kemudian hari, yang menyebabkan biaya tambahan dan kerumitan migrasi. Pertumbuhan adalah hal yang wajar, dan software Anda harus siap untuk itu.
Cara menghindarinya: Selalu periksa apakah software Anda dapat diskalakan. Ajukan pertanyaan seperti, Bisakah sistem ini menangani lebih banyak karyawan di masa mendatang? Bisakah kita menambahkan lebih banyak fitur nanti jika diperlukan?
KESIMPULAN
Memilih software yang tepat adalah keputusan besar, tetapi tidak harus membingungkan. Hindari saja kesalahan umum berikut:
- Mengabaikan kebutuhan bisnis Anda
- Hanya melihat harga
- Tidak memeriksa kemudahan penggunaan
- Melupakan integrasi
- Mengabaikan pertumbuhan di masa mendatang
Ingat, software bukan sekadar alat biasa, melainkan investasi bagi karyawan dan proses Anda. Luangkan waktu untuk mengevaluasi dengan tepat, dan Anda akan mendapatkan perangkat lunak yang menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan membuat hidup tim Anda jauh lebih mudah.
Pada akhirnya, software yang tepat seharusnya sangat cocok untuk bisnis Anda, bukan sebaliknya.
