Mengelola bisnis bukanlah tugas yang mudah. Anda perlu menangani penjualan, pembelian, inventaris, akun, karyawan, dan banyak lagi secara bersamaan. Di sinilah peran software ERP. ERP sendiri adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning, dan hal ini memungkinkan Anda mengelola seluruh bisnis Anda di satu tempat.
Salah satu pilihan software ERP terbaik yang tersedia di India adalah NGS ERP. Software ini mudah digunakan, ramah pengguna, dan dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis kecil dan menengah. Terlepas dari berapa lama Anda telah menggunakannya atau seberapa baru Anda dalam hal ini, berikut adalah panduan langkah demi langkah yang akan membantu Anda mempelajari cara menggunakan NGS ERP layaknya seorang profesional.
Langkah 1: Login dan Gambaran Umum Dasbor
Setelah akun Anda dibuat, Anda akan mendapatkan username dan password. Buka browser dan kunjungi halaman login NGS ERP, di mana Anda akan diminta untuk memasukkan kredensial Anda.
Setelah masuk, Anda akan dibawa ke dasbor, yang merupakan layar utama yang memberikan Gambaran umum bisnis Anda. Berbagai opsi seperti Penjualan, Pembelian, Inventaris, Akun, Laporan, dll., akan ditampilkan.
Menu sebelah kiri menampilkan semua modul sistem ERP, sementara menu tengah menampilkan sorotan utama seperti total penjualan, pembayaran tertunda, dan notifikasi stok.
Di sinilah ruang kendali Anda. Dengan ini, Anda dapat menjangkau seluruh lini bisnis Anda hanya dengan beberapa klik.
Langkah 2: Menyiapkan Profil Perusahaan
Langkah awal yang perlu Anda lakukan sebelum menggunakan software ini adalah mengonfigurasi detail perusahaan. Masukkan nama perusahaan, alamat, nomor GST, informasi kontak, dan upload logo perusahaan Anda di halaman “Pengaturan Perusahaan”.
Setelah seluruh profil bisnis Anda masuk ke dalam sistem, hal ini akan mempermudah dalam pembuatan faktur, laporan, dan catatan profesional. Selain itu, langkah ini menjamin bahwa informasi Anda akan terstruktur dan tersedia untuk memenuhi semua persyaratan kepatuhan.
Langkah 3: Menambahkan User dan Menetapkan Role
Software NGS ERP memungkinkan Anda menambahkan anggota tim dan menetapkan role yang berbeda kepada mereka. Fitur ini sangat membantu jika Anda memiliki karyawan yang mengelola penjualan, akun, atau stok.
Buka bagian “Users”. Klik “Add User”, masukkan nama, ID email, nomor telepon, dan buat kata sandi untuk mereka. Sekarang, tetapkan role, misalnya:
- Admin: Full Access
- Manajer Penjualan: Sales Only
- Penanggung Jawab Toko: Inventory Only
Modul sistem ERP ini memastikan bahwa informasi sensitif perusahaan hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang. Modul ini juga menjaga alur kerja Anda tetap aman dan efisien.
Langkah 4: Pengaturan Inventaris & Produk
Salah satu bagian terpenting dari Sistem Manajemen Sumber Daya Perusahaan (ERM) adalah mengelola stok atau inventaris Anda.
Untuk mengatur produk Anda:
- Buka Inventory atau Product Master
- Klik “Add Product”.
- Masukkan nama, jumlah, harga, dan kategori produk.
- Tambahkan informasi pajak dan lokasi stok (jika diperlukan)
Jika Anda mengelola beberapa lokasi atau gudang, NGS ERP memungkinkan Anda mengelola inventaris multi-lokasi dengan mudah. Modul ini membantu Anda mengetahui secara real-time apa saja yang tersedia, apa yang hampir habis, dan apa yang sedang laku.
Langkah 5: Mengelola Penjualan dan Pembelian
Setelah produk Anda ditambahkan, Anda dapat mulai membuat catatan penjualan dan pembelian.
Untuk membuat faktur penjualan:
- Buka Sales Section
- Klik “Create Invoice”.
- Pilih pelanggan, produk, jumlah, dan harga
- Sistem akan menghitung pajak dan total secara otomatis
- Simpan dan cetak atau kirimkan tagihan melalui email
Untuk pembelian:
- Buka Purchase Section
- Tambahkan detail vendor, barang, jumlah, dan informasi pembayaran
- Simpan dan lacak pembayaran yang tertunda
Bagian implementasi sistem ERP ini menghemat waktu Anda dalam mengerjakan dokumen manual. Proses penagihan Anda pun menjadi cepat, bersih, dan mudah.
Langkah 6: Menggunakan Modul Keuangan & Akuntansi
Setiap bisnis harus melacak pendapatan dan pengeluarannya. NGS ERP hadir dengan modul akuntansi yang sederhana namun canggih.
Anda dapat:
- Mencatat pendapatan penjualan Anda
- Memasukkan pengeluaran seperti sewa, gaji, dan tagihan
- Menghubungkan rekening bank Anda dan melacak entri
- Membuat neraca dan laporan laba rugi Anda
Semuanya dihitung otomatis. Anda tidak perlu menjadi akuntan untuk menggunakannya. Software ERP untuk usaha kecil ini memudahkan pengelolaan arus kas dan persiapan musim pajak.
Langkah 7: Membuat Laporan
Apa yang berjalan lancar dalam bisnis Anda? Apa yang tidak? Untuk mengetahuinya, Anda memerlukan laporan.
Software NGS ERP memiliki sistem pembuatan laporan yang mudah. Buka Report section , pilih jenisnya (Penjualan, Stok, Akun), pilih rentang tanggal Anda, dan klik “Generate Report.”
Laporan tersedia di internet dalam format Excel ataupun PDF. Laporan ini membantu Anda dalam membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Laporan ini memberi tahu tentang perkembangan Anda, memperingatkan Anda terhadap masalah, dan memungkinkan Anda memikirkan masa depan.
Langkah 8: Mengintegrasikan dengan Software lain
Apakah Anda sudah menggunakan perangkat lunak lain untuk CRM, HR, atau POS? Tidak masalah!
NGS ERP kompatibel dengan sistem lain yang dapat dengan mudah diintegrasikan untuk memberikan Anda solusi yang komprehensif. Anda dapat menyinkronkan informasi pelanggan dengan CRM, mengelola karyawan melalui HRMS, atau ikuti penjualan ritel dengan POS.
Integrasinya juga mudah. Anda hanya perlu masuk ke bagian Integrasi, pilih aplikasi Anda, dan ikuti langkah-langkah mudahnya. Karena adaptabilitasnya, NGS adalah salah satu perangkat lunak ERP terbaik untuk perusahaan yang sedang berkembang.
Langkah 9: Mengakses Bantuan atau Dukungan
Kebingungan? Butuh bantuan?
NGS ERP memiliki sistem dukungan yang kuat. Anda dapat:
- Membaca panduan praktis di bagian Bantuan
- Menonton video pelatihan
- Membuat permintaan dukungan dari dasbor.
- Atau cukup hubungi tim dukungan NGS untuk bantuan langsung
Jadi, meskipun Anda baru menggunakan sistem ERP, Anda tidak pernah sendirian.
Kesimpulan + Pro Tips
Mempelajari cara menggunakan NGS ERP bukanlah tantangan. Ini adalah salah satu software ERP terbaik dengan dasbor yang jelas, navigasi yang mudah, dan modul yang bermanfaat.
ERP ini membantu mencegah kesalahan, dan membuat bisnis Anda berkembang lebih cepat segera setelah Anda terbiasa dengannya.
Tips Profesional untuk Penggunaan yang Lancar:
- Pastikan data produk, stok, dan pelanggan Anda selalu diperbarui
- Berikan akses terbatas kepada anggota tim sesuai perannya
- Lakukan pencadangan data secara berkala
- Gunakan laporan mingguan untuk melacak kemajuan
- Jelajahi fitur dan integrasi baru seiring pertumbuhan bisnis Anda
NGS ERP adalah alat yang Anda butuhkan sebagai pemilik bisnis yang ingin mempermudah pengelolaan bisnis sehari-hari. Perusahaan besar tidak hanya dapat menggunakan perangkat lunak ERP ini untuk usaha kecil, tetapi fungsinya juga terorganisir untuk memudahkan hidup Anda.
Ambil langkah pertama Anda dengan NGS ERP sekarang, dan Anda akan melihat betapa canggihnya Solusi Manajemen Sumber Daya Perusahaan yang dapat mengubah cara kerja!
